указывать тему письма, чтобы получателю письма было проще сориентироваться в сути вопроса;
начинать письмо со слов приветствия и обращения. Например: «Добрый день, Светлана Игоревна» или «Добрый день, Уважаемые коллеги»;
подписываться в конце письма в соответствии с установленными корпоративными стандартами (подпись в каждом письме формируется программой автоматически после создания шаблона в Outlook). О настройке подписи проконсультируйтесь с администратором офиса.